Sistem Informasi Manajemen

Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Masyarakat

   Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan dan berguna oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Manajemen adalah proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola organisasi seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

   Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa sistem intormasi manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

   Fenomena yang dewasa ini sudah mendunia dan berlangsung dengan kepesatan yang sangat tinggi ialah perkembangan dan berbagai terobosan dibidang teknologi informasi, sehingga dapat dikatakan bahwa tidak ada lagi segi kehidupan dan penghidupan yang tidak disentuh oleh informasi, baik dalam tingkat individual, kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan antar organisasi dan antar negara. Salah satu kelompok dimasyarakat yang merasakan makin pentingnya informasi ialah para manajer yang menduduki jabatan pimpinan dalam berbagai jenis organisasi, seperti organisasi politik, kenegaraan, swadaya masyarakat, niaga, sosial bahkan organisasi keagamaan.
Kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial akan turut menentukan berhasil tidaknya manajemen yang bersangkutan meraih keberhasilan dalam mengelola organisasi yang dipimpinnya. Masyarakat yang mengolah informasi secara tradisional, dalam arti tidak menggunakan sarana bermuatan teknologi tinggi disebut masyarakat prainformasional. Sebaliknya masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi dengan memanfaatkan kemajuan dan terobosan teknologi informasi disebut sebagai masyarakat informasional. 

Penanganan suatu system informasi dilakukan melalui tujuh tahap, yaitu :

(1) pengumpulan data,

(2) klasifikasi data,

(3) pengolahan data supaya berubah bentuk, sifat, dan kegunaannya menjadi informasi,

(4) interpretasi informasi,

(5) penyimpanan informasi,

(6) penyampaian informasi atau transmisi kepada pengguna, dan

(7) penggunaan informasi untuk kepentingan manajemen organisasi.

Arti Penting Perlunyasebuah Sistem Informasi

1.Meningkatnya Kebutuhan masyarakat (konsumen) Tiap hari, terhadap kebutuhan Pokok dan kebutuhan pelengkap lainnya.

2.Tingkat kecerdasan (kemampuan berfikir) masyarakat meningkat searah dengan berkembangnya kualitas pendidikan di masyarakat

3.Kualitas hidup semakin meningkat dan penuh tantangan.

4.Pekerjaan tidak hanya satu (monoton) tetapi semakin banyak dan luas wilayahnya.

5.Kecenderungan Manusia Modern mencari alternatif untuk cadangan masa depan.

6.Orientasi hidup semakin jelas dan pemahaman managerial semakin tinggi.

7.Persaingan hidup semakin ketat dan membutuhkan banyak energi.

8.Kualitas pekerjaan (hasil karya) berubah interprestasinya dan dituntut setiap hasil pekerjaan untuk bisa cepat , cerdas, akurat dan segera bisa dimanfaatkan.

9.Persaingan dunia Usaha makin keras dengan adanya pasar bebas dunia.

Contoh : Sebuah Perusahaan rokok. Saat pertama didirikan manajer hanya mengelola semua sistem perusahaan dengan cara manual. Namun setelah berkembang dan memerlukan perluasan usaha maka yang dikelola manajer tidak hanya bagian produksi saja, tetapi bagian: personalia,material, marketing, keuangan dll. Yang membutuhkan penanganan yang maksimal dan itu tidak bisa dilakukan dengan hanya mengandalkan satu orang tetapi karyawan yang banyak dari semua cabang yang ada di seluruh dunia. Maka pentingnya sebuah pengelolaan informasi pada perusahaan rokok tersebut mutlak diperlukan.

Ciri-ciri Masyarakat Informasional
   Di lingkungan masyarakat prainformasional ilmu pengetahuan yang digunakan sebagai dasar berfikir masih relative sederhana dan paradigma ilmiahnya pun sering tampak kaku, sedangkan di lingkungan masyarakat yang sudah tergolong informasional, instrument berfikir yang digunakan sudah memanfaatkan teori baru dan perkembangan ilmu pengetahuan yang canggih. 

   Masyarakat prainformasional menghadapi berbagai permasalahan yang relative sederhana, jumlah informasi yang diperlukannya pun relative sedikit dan alat yang tersedia bagi masyarakat tradisional untuk menciptakan dan mengolah informasi masih sangat terbatas. Sebaliknya, berkat perkembangan teknologi informasi yang pesat baik dalam arti perangkat keras maupun  perangkat lunaknya, masyarakat maju dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam waktu yang sangat singkat. Masyarakat yang belum maju menghadapi kelangkaan informasi untuk memecahkan berbagai permasalahan yang dihadapinya dan intuisi memainkan peranan penting dalam proses pengambilan keputusan yang mereka tempuh. Sedangkan masyarakat maju dihadapkan kepada kelimpahan informasi sehingga diperlukan keahlian dan kemahiran untuk memilih informasi apa yang benar-benar diperlukan dalam pemecahan berbagai masalah.

   Dikalangan masyarakat  yang belum maju tingkat pertambahan informasi bertambah dengan lambat, sebaliknya dimasyarakat yang sudah maju informasi bertambah dengan sangat cepat.

   Dengan menggunakan paradigma secara kaku dibantu oleh intuisi, dasar seleksi yang digunakan oleh masyarakat yang belum maju untuk menyeleksi jenis-jenis informasi yang dibutuhkannya sering tidak jelas karena diwarnai oleh persepsi yang sifatnya subjektif dalam arti disesuaikan dengan persepsi dan selera pengambil keputusan. Di masyarakat maju karena disamping menggunakan paradigma yang menggunakan pendekatan penggabungan kreatif, juga menggunakan paradigma ilmiah yang memungkinkan pemilihan informasi dilakukan dengan tepat, bebas dari selera dan subjektivitas pengambil keputusan kunci.

   Penyampaian informasi di lingkungan masyarakat yang belum maju berjalan lambat karena sara dan mekanisme penyampaiannya sederhana dengan kapasitas transmisi rendah, misalnya telefon. Sedangkan masyarakat modern menggunakan alat-alat teknologi tinggi dan canggih dengan kecepatan yang sangat tinggi.

   Didalam masyarakat yang belum maju  keputusan diambil relative sederhana maka bentuk, jenis, jumlah dan lingkup informasi yang dibutuhkan pun sederhana. Dengan kata lain permasalahan yang timbul dipecahkan satu persatu. Sedangkan dimasyarakat maju dihadapkan bentuk informasi yang dibutuhkan pun beraneka ragam, jenis, jumlah dan lingkupnya pun luas. Oleh karena itu diperlukan cara pemecahan yang integralistik, dan komprehenship.

   Biaya pengadaan informasi yang harus dikeluarkan oleh suatu orgaisasi yang masih berada pada tahap prainformasi biasanya tinggi, tidak mampu bekerja dengan cepat, tenaga pengolah yang besar jumlahnya, waktu yang lama dalam penyelesaian tugas, dan kemungkinan masih terjadi kesalahan dalam proses pengolahan sehingga hasilnya tidak berupa informasi siap pakai. Sebaliknya dimasyarakat informasional, biaya pengolaan informasi menjadi lebih murah meskipun jumlah informasi yang diolah berjumlah besar karena kecanggihan perangkat keras dan perangkat lunak.

   Masyarakat prainformasional berkembang dengan lamban, permasalahan yang dihadapinya relative tidak rumit sehingga isi informasi yang dibutuhkan tidak sering mengalami perubahan sedangkan satu fenomena yang terlihat dalam masyarakat modern ialah sering terjadinya perubahan yang berlangsung dengan cepat. Semakin maju masyarakat, makin tinggi pula dinamika masyarakat tersebut.

   Makin maju suatu suatu masyarakat, makin dinamis pula masyarakat tersebut.  Masalah yang dihadapinya pun semakin beraneka ragam, tingkat kompleksitas system informasi yang diperlukan pun makin kompleks, berbeda dengan masyarakat prainformasional yang sitem informasinya relatif sederhana.

   Untuk kepentingan penggunaannya, terdapat perbedaan antara masyarakat prainformasional dengan masyarakat informasional. Dilingkungan masyarakat prainformasional arus informasi mengalir dari seorang (pimpinan) kepada banyak orang, sedangkan dalam masyarakat informasional arus informasi mengalir dari para pengambil keputusan pada eselon yang lebih rendah kepada pimpinan puncak.

   Salah satu ciri masyarakat belum maju masyarakat tersebut relatif tertutup, mempertahankan status quo, dibidang informasi tingkat kerahasiaan tinggi, informasi terbatas hanya pada orang-orang tertentu saja misalnya pemilik kekuasaan. Berbeda dengan masyarakat informasional keterbukaan menjadikan pemilikan informasi menjadi sangat penetratif.

   Orientasi waktu, masyarakat yang belum maju lebih senang bernostalgia dengan kejayaan masa lalu yang pernah dialami dan enggan mengambil resiko bahwa masa depan mengandung ketidakpastian, sedangkan masyarakat maju tidak takut menghadapi berbagai tantangan dan resiko yang akan timbul dimasa depan.

Batch Procesing (Proses Pengelompokan)

   Pada tahap awal perkembangan komputer , semua pemrosesan komputer berdasarkan batch-nya (Kelompoknya). Tehnisnya organisasi mengumpulkan tumpukan traksaksi lalu diolah pada suatu waktu, kemudian dicatat kedalam media computer yang dapat dibaca, seperti pita magnetik. Selanjutnya secara fisik dibawa kepusat Komputer dan seluruh persedian diperbaharui melalui pemrosesan dimana tumpukan data harian ditambah master file persediaan komputer. Baru setelah itu menghasilkan laporan.

 

On – line sistem

Dengan maksud menghindari kelambatan waktu dalam pemrosesan sistem Batch, dengan sistem on-line setiap transaksi dimasukkan langsung ke Komputer ketika terjadi transaksi. 

 

Bidang Aplikasi Pendukung Manajemen :

1. Transaction Procesing System Sistem pemrosesan transaction, sistem ini memprose ribuan transaksi yang terjadi di organisasi setiap hari : penjualan, pembayaran, penerimaan, mengiriman dan penerimaan barang, sewa beli dll

2. Decision Support System (DSS) adalah sistem yang berbasis komputer, biasanya bersifat interaktif, dirancang untuk membantu manajer atau membuat keputusan yang lain. DSS memasukkan baik data atau model untukmembantu pembuat keputusan dalam mengatasi masalah, khususnya masalah yang tidak terstruktur.

3.Group Decision Support System (GSS)  sistem dirangcang untuk mendukung suatu kelompok tidak hanya individu sistem ini disebut GSS (Group Decision Support System) atau Electronik Meeting System (EMS) yang bertujuan untuk memberi keuntungan kekuatan bagi kelompok organisasi dalam membuat keputusan yang lebih baik dibandingkan dengan keputusan yang dibuat sendiri.

4.Geographic Information System (GIS)  adalah suatu sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan data tempat (spatial data). GIS menghubungkan data ke peta yang ada dalam komputer sehingga karakteristik tempat dari data bisa dihimpun dengan mudah. GIS seringkali berfungsi sebagai DSS untuk menjalankan tugas penyeleksian tempat restauran fas food dan penetapan rute pengiriman barang.

5.Exccutive Information System (EIS)  Konsep kunci dari sistem ini adalah mampu mengirim informasi terbaru tentang keadaan bisnis langsung pada eksekutif puncak. EIS didesain untuk digunakan secara langsung oleh manajer puncak tanpa bantuan perantara. EIS menggunakan tampilan grafik, komunikasi, dan metode penyimpanan data untuk memudahkan para eksekutif dalam mengakses secara on-line informasi terbaru tentang keadaan organisasi yang dipimpinnya.

Bidang Aplikasi Pendukung Fungsional :

1.Office Automation Otomasi kantor melibatkan seperangkatfungsi yang saling berhubungan dan dapat diintegrasikan dalam sistem tunggal. Fungsi-fungsi yang biasa dipakai adalah electronic mail, word processing, pengopian, penyimpanan dokumen, voice mail, desktop publishing.

2.Factory Automation melibatkan seperangkat mesin-mesing yang terkontrol secara numerik (numericsal controlled machines) yang menggunakan program komputer untuk mengawasi jalannya mesin-mesin canggih.

3.Computer Integrated Manufacturing (CIM)  sistem yang menghubungkan MRP dan mesin yang dikontrol dengan angka (numerik) memungkinkan tidak hanya membuat jadwa,tapi mengawasi berbagai mesin yang sedang bekerja.

Sumber : http://bayu96ekonomos.wordpress.com/modul-sim/sistem-ekonomi-manajemen